Los 5 trucos para administrar tu tiempo

Con lo deprisa que transcurre la vida debido a la cantidad de tareas que cada persona tiene que afrontar diariamente, una de las inquietudes del ser humano en la actualidad es saber invertir el tiempo necesario a cada actividad para ganar en productividad. Es por ello que en este artículo te revelamos los 5 trucos para administrar tu tiempo. Porque es cierto aquel dicho que dice que ‘el tiempo es oro’.

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– Elabora listados. Quizás no exista en el ámbito de la administración una sola disciplina en la que no sea necesaria la elaboración de listados. Esto es porque así no se tiene que almacenar toda la información en la cabeza. Así, te planteamos varios listados que ayudan a organizar el tiempo. Por un lado es apropiado contar con una agenda, en la que se escriben las tareas pendientes de cada día a lo largo de todo un año.

Luego también es interesante crear una lista con las cosas que debemos hacer y que esté organizada por días, semanas y meses. Además, es positivo disponer de otra lista en la que se pongan las llamadas que tenemos pendientes de realizar y que esté organizada con un orden alfabético. Por último, es bueno contar con una lista que ordene ideas. Se puede elaborar un apartado para cada una de las personas con las que necesitamos interactuar laboralmente. En ella se escriben las conversaciones pendientes, con las ideas que se pretenden exponer.

Para este proceso de crear listas es bueno disponer de un orden, de algún medio que funcione. Pueden elaborarse en papel, en agendas o folios, pero también pueden crearse las listas en dispositivos electrónicos, como los teléfonos móviles, las tabletas o las agendas digitales. El caso es que es bueno que emplees una plataforma que uses y te resulte ágil.

– Utiliza archivadores. Cuando trabajas siempre vislumbras las tareas pendientes. Para ello es bueno crear unos archivadores con la información laboral más reciente, la actual y la que enfoca hacia el futuro. Con ello, además de tener orden, no tendrás que recurrir a tu memoria para acordarte de todo. En un archivador podrás acudir al pasado, en otro al presente y en otro al futuro. Aprovecharás espacio y podrás acceder fácilmente a cada información. Pero lo más importante es que tendrás acceso inmediato a la información en lugar de tener que utilizar tu memoria, la que en ocasiones falla.

Para este punto se pueden utilizar diferentes medios, como por ejemplo aplicaciones para dispositivos electrónicos que ayudan a organizar la información. Si bien, recuerda que tener la información en papel, además de en formato digital, hará que no peligre ante cualquier contratiempo. Ganarás en seguridad.

– Dedica el tiempo justo en reuniones. Para sacar provecho al tiempo debes saber cuándo es necesario organizar una reunión. En muchas de ellas se pierde demasiado tiempo. Si cuando terminas una reunión no hay novedades respecto a antes de tenerla, eso quiere decir que tal vez no era necesaria la reunión. Por tanto, habrás perdido tiempo. si eres quien dirige las reuniones preocúpate de organizar solamente las que sean necesarias y hacerlas lo más breves y precisas posible.

– Establece prioridades. Si dispones de mucho tiempo corres el riesgo de que surjan actividades a las que debas dedicarle tiempo. Si esto no te interesa, lo más conveniente es que organices tu tiempo de modo que al distribuirlo apenas dejes huecos vacíos. Si no dejas huecos no podrán surgir nuevas actividades que tal vez no te interesen. Al crear esas prioridades estarás focalizando tu tiempo hacia las cosas en las que te interesa dedicar tiempo. Puede que te convenga tener el menor tiempo posible sin asignar.

– Saca partido de los ratos muertos. Hay ratos en los que puede que no estés acostumbrado a hacer cosas, pero debes plantearte cómo puedes disponer de más tiempo. Quizás puedas invertir ese tiempo que gastas en los transportes públicos o en esperas para ser más productivo. En la actualidad gracias a los dispositivos electrónicos se puede trabajar o disponer información sobre cualquier asunto desde cualquier lugar, por lo que puedes aprovechar esos ratos muertos para leer y formarte sobre lo que te interese o simplemente entretenerte para evadirte por momentos del trabajo.

Otro ejemplo sería utilizar un rato de espera para poder realizar las llamadas que están pendientes o el envío de correos. De todos modos, ten cuidado porque si no lo haces con plena atención corres el riesgo de hacer las cosas deprisa y mal. Debes aprender a saber qué momento es adecuado para cada tarea. Hay quien hace grandes cosas en pequeños periodos temporales que, sumados, son mucho tiempo.

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